如何使用虚拟电话系统改善客户服务

客户服务是现代企业在激烈竞争中最大的区别。在提供客户支持方面,电话支持仍然是最受欢迎的渠道。虚拟电话系统允许企业建立电话支持渠道,轻松管理它,并在业务量激增时对其进行扩展。从传统电话设置转变的最终目标是更好地为您的客户服务。快乐的客户总是回来与您做生意,并一路带上其他人。以下是您如何通过拥有虚拟号码来帮助您的客户。

如何使用虚拟电话系统改善客户服务-南华中天

1. 单点接触

拥有多个联系点可能会使客户对拨打哪个号码感到困惑。这也意味着客户必须尝试所有数字,直到他/她得到与他/她所在地区相关的正确数字。

您可以通过使用一个可以在任何地方做广告的虚拟号码来防止这种情况发生。这对您的客户有何帮助,因为他们只会拨打该号码,并且可以根据 IVR 或呼叫转移将他们路由到正确的部门。这减少了客户必须采取的步骤才能到达您的公司,从而大大简化了客户关系流程。

2. 将客户引导至正确的代理

您可以使用虚拟号码设置IVR 或呼叫队列。例如,客户可能会拨打广告号码进行与销售相关的查询,而来自不同部门的代理可以接听电话。使用虚拟号码,您可以设置 IVR,其中客户可以根据拨号盘按键直接路由到相关代理。您还可以设置呼叫队列,可用的座席可以根据呼叫者的语音输入转接呼叫。这使客户不必在每一步向每个代理重复多次查询。

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3. 个性化客户体验

在数字化时代,个性化是关键。一些客户可能已经就某个问题与代理人打过交道,并且在尝试联系您的业务时,他们可能希望再次与同一个人打交道。在这种情况下,该代理成为该特定客户的业务代表。使用虚拟号码,您可以购买独特的分机并将其分配给代理。客户可以输入该分机号码与该特定座席交谈,从而为他们提供高度个性化的体验,从而增加与您的业务的互动。

4.通过语音邮件减少等待时间

有时,您可能会在客户想知道报价的地方获得销售查询。在这种情况下,他们可以留下语音邮件,要求发送报价。这减少了呼叫者的等待时间,同时也最大限度地减少了队列中的呼叫者数量。当等待队列太长并且客户不想等待时,这也很有帮助。

5. 随时随地可用

大多数提供虚拟电话系统的提供商还提供移动应用程序。这意味着代理可以下载该应用程序并在需要时解决工作时间以外的任何紧急问题。他们还可以灵活地通过跟踪手机上的通话状态来保持最新状态。座席不必总是在办公桌前接听电话,这提供了随时保持联系的灵活性。

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6.通话质量跟踪

使用虚拟号码,您可以跟踪不同的呼叫指标。这可以帮助您查看来电数量、已接听/未接来电/语音邮件的数量、每个呼叫的持续时间等。这将帮助您评估呼叫中心的性能,以更好地帮助您的客户。例如,如果座席在通话上花费太多时间,您可以设置 SLA 来规定座席可以在每次通话上花费多少时间。这有助于您处理来电量,同时高效、快速地处理客户。