今天，实施云电话系统是小型企业以有限资源管理其业务通信的面向未来的解决方案。云电话系统通过其增强的功能提高了团队的生产力，使任何规模的公司都能够提供高质量的客户服务。任何经理或公司所有者都知道，提供更好客户体验的企业才是蓬勃发展和发展得更快的企业。
简而言之，您的商务电话系统功能是定义/确定与客户互动的顺畅和高效的关键因素。所有这些集成/内置功能都可以为您提供竞争优势并帮助您制定成功的销售策略。商务电话功能的多样性可确保以最佳方式满足您的每个特定通信需求。在下面的文章中，您将发现 10 个对您的中小型组织最有用的功能。
每个小企业都应该使用的 10 个云电话系统功能
云电话系统不仅仅是拨打和接听电话的简单工具。它已经超越了这个基本功能，成为了一个先进的交流和协作平台。尽管如此，呼入和呼出电话仍然是通过 VoIP 电话系统提供的所有呼叫选项中的主要位置，因为它们是中小型企业最重要的通信渠道之一。下面列出了允许小公司简化呼叫流程管理的最重要的呼叫功能。
1.呼叫转移
对于小型企业来说，最有用的云电话功能之一是呼叫转移。它允许您将来自办公室电话的呼叫转移到另一个号码，例如您的手机，确保您不会错过任何一个电话。此外，您可以设置规则，以便仅转接某些呼叫，或在一天中的特定时间转接所有呼叫。这种灵活性意味着无论您身在何处，都可以随时接听您的商务电话。
呼叫转接是一种 VoIP 功能，对旅途中的企业特别有用。
将来电转移到正确的座席可以让您更快地解决客户问题。此功能对于只有几条电话线或单独呼叫中心的公司同样有用。该功能可帮助您以多种方式改善客户的电话体验。确保任何潜在客户、潜在客户或客户始终可以与您联系，这对任何企业都至关重要。最后但并非最不重要的一点是，呼叫转移允许您将任何呼入电话路由到本地电话号码 - 移动电话和固定电话，以便您建立本地业务并将您的公司建立为值得信赖的合作伙伴。
2.呼叫路由
呼叫路由是用于优化传入呼叫的虚拟电话系统的增强功能。它根据预设的路由规则排列呼入电话，然后将它们发送给特定的代理。呼叫是在有人接听之前进行的。
预先确定的标准因不同的商务电话解决方案而异。它们基于呼叫量、请求的部门、座席的可用性、技能、语言偏好。系统分析所有这些属性以决定将呼叫路由到哪个号码。这确保了合适的人将处理传入客户的查询。
能够将电话分配给可以提供帮助的客户代表，确保高效且高效的客户支持管理。
这是任何企业都不能忽视的好处，因为它可以提高客户参与度和忠诚度。借助电话系统的 VoIP 功能，整个过程可以自动化。因此，出现了另一个高级功能——自动呼叫分配。
3.自动话务员
自动话务员被认为是云电话系统的主要功能之一，可简化和加快呼叫流程管理。它允许您跳过现场接待员，因为系统会根据预定义的呼叫路由规则自动将呼入呼叫路由到正确的座席。
这种所谓的数字接待员对小型企业的最大好处之一是它可以让您更快地通过呼叫流程。
自动助理的一些最受欢迎的特性包括等待音乐和预先录制的消息。对于需要一些自动化帮助来有效管理中小型呼叫流量的小型企业和自由职业者来说，这是一个方便的解决方案。
对于经历高级别呼叫流量的公司，云电话系统提供了 IVR 功能——交互式语音响应。这是一个多级自动话务员，提供高度定制的问候和路由到多个号码。
4.IVR
交互式语音响应允许您创建一个电话菜单，其中包含有关呼叫者如何通过自助服务联系特定部门、组或代理的说明。它是一种自动电话系统功能，可让您的呼叫者联系正确的服务代理并通过预先录制的消息的分步指南访问信息。借助多级交互式语音响应，中小型公司可以轻松地将客户导航到正确的联系人或部门。该功能使企业能够为其潜在客户和客户提供更有效的客户支持并改善服务。
IVR 用于管理来电。除了增强的客户支持管理外，其他好处包括
- 更好的潜在客户转换，
- 为客户和呼叫代理节省时间，
- 更高的客户参与度和利润。
5.通话分析
云电话系统具有呼叫分析功能，允许企业主跟踪其销售和营销活动的成功。这些数据以易于理解的图形界面呈现，便于查看哪些营销工作正在发挥作用以及可以在哪些方面进行改进。此外，云电话系统还提供有关每次通话持续时间的信息，以及已接通和断开的通话次数。
这些数据可以帮助企业了解客户行为并确定可能需要改进的领域。
例如，如果大部分呼叫被断开，那么可能值得调查产品或服务是否满足客户需求。最后，这些数据还可以用于生成用于管理或资助目的的报告。
6.客户关系管理整合
许多云电话系统提供 CRM 集成，允许企业在其电话系统中管理客户联系信息。该集成使企业可以轻松跟踪客户交互，还有助于确保所有客户数据都是准确和最新的。
集成的 CRM 允许企业创建自定义呼叫脚本，以及记录和存储呼叫以供将来参考。此外，与 CRM 集成的云电话系统可以在呼叫客户时自动将联系信息填充到 CRM 系统中。CRM 和商务电话系统集成的最大好处是员工可以从一个地方访问所有数据。这简化了团队之间的沟通和协作。
7.语音信箱到电子邮件
此云电话系统功能允许将语音邮件作为音频文件附件直接发送到您选择的电子邮件地址，让您更轻松地保持组织和管理语音邮件消息。您还可以选择将它们转录成文本并作为电子邮件发送。
这对于小型企业来说是一个非常有用的功能，因为这意味着他们不必每天都查看语音邮件。通过在您的电子邮件收件箱中阅读语音邮件，可以轻松收听和管理它们。
8.视频会议
云电话系统提供视频会议功能，允许企业与客户和同事举行在线会议。该功能可用于提供产品演示、演示和培训课程。视频会议还允许企业通过在线而不是亲自举行会议来降低差旅成本。此外，它可以通过为位于不同位置的团队成员提供一种有效沟通的方式来帮助改善团队沟通。
使用集成到电话系统中的视频会议工具的企业经常报告说，它帮助他们节省了时间和金钱，并提高了他们的生产力。它甚至允许较小的公司获得更灵活的机会，例如进行远程工作面试、团队会议或商务谈判。
9.号码移植
云电话系统具有移植号码的能力，这允许企业在转移到新的电信公司时保留其现有的电话号码。此功能对于拥有许多习惯于拨打特定号码的客户的组织很有帮助。即使您更换电信提供商，保留您的商务电话号码也可确保您的服务连续性，因为您在过渡期间不会错过任何重要电话。
提供号码转移的云电话系统通常使过程简单易行。
移植号码还有助于最大程度地减少因迁移到新电话系统而造成的中断。此外，它可以帮助企业维护其品牌和声誉。
10.点击通话
云电话系统提供点击通话或点击拨号选项作为基于网络或移动的解决方案。在它的帮助下，客户代理可以通过单击计算机屏幕上显示的号码来拨打电话。该功能对于进行许多在线销售的成长型企业很有用。
点击通话功能消除了手动输入数字的需要，节省了时间并减少了出错的机会。此外，它还为企业提供了一种方便的方式来跟踪他们的呼叫活动。尝试点击通话选项以优化与客户的沟通！
云电话系统是小型企业保持生产力和效率的正确解决方案。它们提供了一系列功能，可以帮助完成呼叫转移、呼叫分析、自动助理和语音邮件等任务。这些功能可以帮助改善企业内部的沟通并跟踪呼叫的方式。
总体而言，云电话系统对于任何小型企业来说都是一笔巨大的投资。由于它们的功能，中小型公司可以访问企业级功能。这确保了团队在任何情况下都具有高度的灵活性和客户的服务连续性。
