知识库管理系统属于 IT 软件的范畴。该系统本质上包含以特定方式设计的软件，用于管理公司拥有的知识。简而言之，知识库管理软件可帮助组织在所有客户接触点上有效地创建、管理和分发组织信息。
知识管理系统是当今组织工作的重要组成部分，因为它不仅有助于实现外部目标，还可以帮助您从组织内部进行改进。由于各种好处，大多数公司现在肯定更愿意使用一种，我们将在您继续阅读时进行讨论。
知识库管理系统的类型
知识库管理系统简化了数字渠道和辅助渠道的组织运营。让我们看看知识库软件内部和外部的几个功能。
内部知识库
内部知识库是可在组织内查看但不向公众提供的内容。这意味着可以查看所有需要的内部流程和知识。不过，这带来了一个问题，即创建了数据孤岛，但是以一种很好的方式，以免将不必要的信息放到那些既无用又无新改进的人手中。因此信息流是透明的，但访问权只提供给需要它的人
由于一个组织可能不得不为知识库使用多种工具，知识库管理系统通过与现有工具轻松集成或无需更改地迁移信息，精确地帮助您在一个平台下管理所有这些。内部知识库的一个示例可以是用于解决客户查询的文章。为组织工作的代理可以在解决查询时访问它以获得对脚本的支持。
外部知识库
外部知识库是在数字资产上公开提供给客户查看的内容。这提供了自助服务功能，客户可以在方便时解决自己的问题。外部知识库的主要思想是易于访问且易于使用。应用程序和使用的易用性将使其在帮助打开任何内容的人从中获得他们想知道的内容方面排名更高。
外部知识库还通过将不同的问题划分为不同的部分来帮助接触人们，以避免信息被埋没。这反过来又创造了可见性，而可见性将导致信息源的范围更广。
外部资源知识库管理系统的一个示例可能是常见问题解答。寻找一些信息的客户访问您的网站并在常见问题解答页面上获得解决方案，这意味着您不仅避免了与代理的通话，而且还解决了查询。
3个知识库管理系统的好处
知识库管理系统为与您的组织相关的所有面孔提供多种好处。它不是线性工作的，而是像一个相互连接的网络。这意味着这个特定的软件系统会考虑您业务的所有要素，不仅是您的成长，还有与此来源相关的每个人的成长和经验。我们可以从以下几个方面了解该系统的一些好处：
1. 为您的客户
客户为王是许多组织所相信的。这样做是正确的，因为组织中的一切都是从客户的角度来完成的。所涉及的每一项工作都是为了让客户受益。因此，客户体验 (CX) 是每个人都在寻找的主要内容之一，而这正是知识库管理软件旨在以各种方式提供的内容。
知识库管理软件使人们可以轻松地发布信息供客户访问。易于访问意味着代理呼叫您的呼叫中心的次数更少。更少的调用并不一定意味着产品没有改进，但如果您有一个现有的知识源来管理外部内容，它可能意味着改进的迹象。
2. 为您的代理
代理商是那些推动您的业务达到您所设想的水平的人。代理的目标在某些时候与组织目标一致。因此，知识库软件系统的引入意味着让代理人的生活更容易在一个平台上访问信息。代理通过单击访问信息从知识库软件中受益。
上述操作之所以可行，只是因为工具的集成使座席更容易为提出查询的客户找到正确的解决方案。不仅如此，他们还可以减少寻找单一答案的时间，因为所有知识库都集成在一个平台上，因此可以提供任何信息，从而降低他们的 AHT。
3. 为您的业务
企业的主要目标是平稳运行。但是，仅仅说需要顺利运行的事情还没有完成。必须在组织的工作系统中放置一些东西，以帮助实现想象中的业务流程。这就是知识库软件系统的用武之地。它是顺利开展业务的要素之一。
知识库管理系统使外部和内部边界的集成、数据流以及各种远程和物理团队的协作变得异常容易。它有助于在组织中的各个部门之间实现一致的增长和轻松的信息共享，从而使工作流程随着时间的流逝而尽可能顺畅。
4个实施知识库管理系统的步骤：
根据业务特定的目标，需要遵循各种步骤。以下是可以帮助企业总体上遵循的几个步骤，以确保系统帮助您发挥最大潜力
1.第一步是了解你的人。知识库管理系统是使用它的人。因此，选择职能的最佳方式是查看当前组织中信息共享的情况。然后看看您想要做出哪些改变以及知识管理工具如何帮助实现目标
2.其次是技术。在 21 世纪，如果没有最低限度的软件技术，绝对没有任何企业是从零开始的。技术可以实现多个流程的自动化。所以看看你现有的技术。以及人工智能知识库的哪些工具可以帮助大多数自动化。
3.着眼于更大的结构很重要，但也应该研究更小的结构，以了解如何在越来越大的团队中管理和共享知识。应该由此确定能够创建和共享信息的知识库工具，并塑造知识库访问。
4.第四步是文化。您将实施的知识库不仅决定了当前或不久的将来的工作流程，而且还决定了知识共享文化将如何在组织中发生。最好选择能够帮助您提供最大透明度并牢记长期目标的工具。
结论
在查看了知识库在外部和内部的作用、它的好处以及如何选择之后，我们希望您已经找到了选择知识管理过程的答案。再一次，知识库管理系统是在部门和组织方面全方位发展的最有效方式，同时结合各种角色参与者的利益来推动业务发展。
